¿Qué es una factura recurrente? Todo lo que debes saber

¿Qué es una factura recurrente?

¿Cuántas veces has dicho? Pff otra vez a crear facturas.

Para muchos emprendedores es una de las tareas más pesadas que hay. Se repite todos los meses y da un poco de pereza.

Sin embargo es una tarea necesaria. De no hacerla, los clientes no podrían pagarte.

Hoy voy a contarte un truco para ahorrarte algo de trabajo. 

Te servirá si tienes clientes que repiten todos los meses. Es decir a los que les ofreces un servicio de larga duración.

En el caso de los clientes puntuales, tendrás que seguir emitiendo las facturas como hasta ahora, lo siento.

¿Quieres saber de qué se trata?

Vamos a verlo. Hoy hablaremos de la factura recurrente.

Definición de factura recurrente

Ya sabes que una factura es ese documento que acredita una transacción. 

En el caso de productos se debe usar tanto en la compra como en la venta. Y en el caso de servicios tanto en la contratación como en la prestación.

Si eres emprendedor habrás hecho bastantes y sabrás cómo funcionan.

Cuando tienes un cliente repetido todos los meses, si no hay ningún cambio, la factura es la misma durante el periodo en que trabajéis juntos.

No cambian los datos, ni tampoco el importe.

En esos casos es aconsejable hacer uso de la factura recurrente. 

Podemos decir que la factura recurrente es aquella que se envía a un mismo cliente de forma continuada durante un periodo de tiempo determinado (el que dure vuestro contrato).

Para estos casos hay softwares que generan automáticamente este tipo de facturas.

Un ejemplo es holded que tiene una opción de envío automático para programar la fecha de emisión y envío.

Así tú lo configuras y puedes olvidarte de esta tarea.

Y ahí está la gracia. En no tener que crearlas cada vez de forma manual.

Incluso los hay que también las envían a los clientes. Y con esto si que tendríamos la jugada perfecta.

Ventajas de emitir facturas recurrentes

  • Ahorrar tiempo.

Si comienzas a emitir facturas recurrentes podrás ocupar el tiempo que ahora empleas en generarlas, en otras tareas de tu negocio.

Normalmente es una tarea tediosa para autónomos y pequeñas empresas. Poder liberarte de ella, te permitirá poner foco en otras áreas que te lleven a crecer más.

  • Automatizar tareas.

Lo que te ayudará a no tener que copiar una y otra vez la misma información para enviar la misma factura al mismo cliente.

Si preparas una factura y la configuras para que se envíe en las fechas que sea necesario, simplficarás mucho el proceso.

  • Evitar retrasos.

La fecha de envío es uno de los puntos a configurar a la hora de crear tu factura recurrente. Así, si un mes andas apurado o apurada de tareas y te olvidas de enviar tus facturas, no pasará nada porque la automatización lo habrá hecho por ti.

  • Evitar errores.

Al copiar los datos de la factura de un mes a otro, es posible que haya campos que pases por alto y no corrijas, como el número de factura o la fecha de emisión. Si lo automatizas, te ahorrás estos errores.

  • Eliminar tareas repetitivas. 

Este tipo de tareas roban mucho tiempo, poder suprimirlas hará que aumente tu productividad y eso a la larga se reflejará en tus resultados.

¿Es buena idea, no?

factura recurrente

¿En qué negocios son más habituales?

Este tipo de facturas van a ser más frecuentes en aquellos negocios que ofrezcan algún envío recurrente de productos, o servicios regulares que son prestados en varios meses o de forma indefinida (hasta que el cliente decida terminar el contrato, claro).

Lo importante es que el importe siempre es el mismo y el cliente también.

Esos dos aspectos nos permiten utilizar la factura recurrente y automatizar su emisión y envío.

Algunos ejemplos de negocios a los que les vendría bien este sistema son:

  • Membresías de cualquier tipo: formación, seminarios, revistas…
  • Servicios de mantenimiento web
  • Asesorías para pymes y autónomos
  • Servicios de hosting
  • Consultorías de negocios, marketing, finanzas…
  • Servicios de marketing de contenidos
  • Softwares y aplicaciones móviles

Y en definitiva, cualquier negocio que tenga como fuente de ingresos un modelo basado en suscripción.

¿Existe alguna diferencia respecto a la factura ordinaria?

Lo cierto es que no. Deben llevar los mismos datos para que sean válidas y su función es la misma.

¿Recordamos cuáles son esos datos?

factura recurrente
  • Número de factura
  • Fecha en la que se ha emitido
  • Datos fiscales del autónomo o empresa que la emite
  • Datos fiscales del cliente
  • Concepto
  • IVA (sea cual sea el tipo impositivo)
  • IRPF (en el caso de facturas emitidas por autónomos a otros autónomos o empresas)
  • Información del Registro Mercantil (esto solo para empresas)

Cuando hagas una factura recurrente, los únicos datos que cambiarán de una a otra serán la fecha de emisión y la numeración que lleven.

Por eso es tan útil poder automatizarlas. Te vas a quitar de encima una tarea aburrida y que te ocupa un tiempo que podrías aprovechar mejor en otra área de tu negocio.

Si quieres que te eche una mano con todo esto, rellena este formulario y hablamos.

Podemos ver juntos qué facturas podrías pasar a recurrentes y cómo hacerlo.

Y para dejar tus impresiones sobre este asunto o alguna duda, ya sabes, usa la sección de comentarios que hay más abajo.

About the Author Raul Florido

Abogado, al que le encanta el marketing con la intención de ayudar a todos aquellos que tengan un negocio online a cumplir con la legalidad porque es una necesidad de hoy día que muy pocos llevan a cabo.

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