Hasta no hace mucho tiempo, el único modo que había de emitir y entregar facturas era de forma física. Es decir se imprimían y se hacían llegar por correo postal o se entregaban en mano al cliente.
Si eres millennial o perteneces a la generación Z estarás alucinando. Pero créeme que antes de que existiera Internet había otro mundo: la conocida era analógica.
Ahora en plena expansión de los negocios digitales, esto es prácticamente arcaico. E incluso incómodo.
Y es que imagina que vives en España y tienes un cliente en Chile. Y que ahora tienes que mover cielo y tierra para hacerle llegar su factura. Sería bastante improductivo, ¿no crees?
Sin embargo gracias a la factura electrónica digital, podemos evitarnos este marrón. Es muy sencilla de tramitar y no tarda ni un segundo en llegar a su receptor. Veamos cómo elaborarla.
¿Qué es una Factura Electrónica?
Su propio nombre ya lo indica. Una factura electrónica digital es un documento de carácter legal y tributario en el que se detallan los productos adquiridos o servicios contratados y el importe a pagar por ellos. Sin olvidarnos de los impuestos como el IVA y el IRPF cuando corresponda.
Bueno, esta es la definición de factura.
Y si hablamos de factura electrónica digital, hay que añadir que se genera vía informática y se envía del mismo modo al cliente. Por ejemplo, a través de correo electrónico.
La vas a poder encontrar como factura electrónica, factura telemática y factura digital.
Hasta aquí sencillo, ¿no?
Veamos ahora los requisitos que debe cumplir.
Requisitos de una Factura Electrónica
Querido lector, este apartado creo que es uno de los más importantes de todo el artículo. Así que presta atención.
Muchas veces se olvidan cuestiones tan simples como las que voy a tratar aquí. Tanto en la factura física como en en la factura electrónica digital.
Y sin embargo son aspectos que pueden hacer tambalear la validez de las mismas.
Así que merece la pena que le dediquemos unas líneas y los recordemos:
- Legibilidad.
Elige una tipografía y tamaño de letra legible. Si no se entiende bien, difícilmente el receptor podrá entenderla y efectuar el pago correspondiente.
Puedes usar tu tipografía corporativa, pero cuida los detalles para que a la vez que queda bonita se pueda leer.
- Autenticidad.
Es importante que en todas las facturas que emitas incluyas tus datos fiscales: nombre o razón fiscal, CIF o NIF y dirección.
- Integridad.
Este aspecto es básico. Tienes que asegurar que el contenido de la factura no se puede modificar de ninguna de las maneras, que es íntegro.
En eso entra el juego el formato en que la entregues.
Y, además, tanto para garantizar la autenticidad como la integridad la Agencia Tributaria propone:
¿Cómo hacer una Factura Digitalizada?
Vamos a la práctica. A continuación te detallo los pasos para crear tu factura. Es muy sencillo y rápido. ¡Confía en mí!
1) Software para Facturas Electrónicas
Hoy en día hay una oferta bastante amplia de softwares de facturación electrónica. Puedes elegir el que más te guste, el que te encaje mejor por precio, servicio, funcionalidades…
Yo te recomiendo holded. Si haces clic aquí te puedes crea una cuenta ahora mismo y te regalan 50€ en funcionalidades.
Normalmente todos están preparados para cumplir con los requisitos anteriores.
Si lo prefieres, es suficiente con usar los programas ofimáticos que tienes instalados en tu equipo o los que están en la nube.
Pero, ojo, debes asegurarte de que los documentos que creas son legibles y aseguran su autenticidad e integridad.
2) Añade el contenido en la Factura Electrónica
En este caso es el mismo para una factura física que para una factura electrónica digital. Ambas deberán incluir:
3) Formato de Factura Electrónica
Una vez que tienes toda la información completa, toca emitir la factura. Pero, ¿en qué formato?
Pues bien, a este respecto no existe un único formato. Puedes emitirla en PDF, DOC, XML, XLS, HTML, TXT, GIF o JPEG. A gusto del consumidor.
4) Envía la Factura Electrónica al destinatario
Y casi por último, deberás enviar la factura electrónica digital a tu cliente. Y de nuevo puedes usar el medio que prefieras: email, FTP, un enlace de descarga… Depende de tus preferencias y de cómo le sea más cómodo a la persona que la recibe.
5) Conserva una copia de la Factura Electrónica
Por ley estás obligado a conservar una copia de todas las facturas que emites. Además, debes garantizar el acceso a ellas y uso por parte de la Agencia Tributaria.
Si te las pidieran para una posible inspección o cualquier otro asunto, deberás facilitárselas.
Ventajas de la Factura Electrónica
Como emprendedor digital, la ventaja está clara. No tendría mucho sentido tener un negocio online y emitir facturas físicas, o no poder automatizar esta tarea.
No obstante, hay otras:
Obligatoriedad de la Factura Electrónica Digital
Sin embargo no es obligatorio entre empresas. Sí para la Administración Pública.
Tú eliges.
Lo que está claro es que cada vez hay más negocios en internet y eso lleva a digitalizarlo todo y a nuevas experiencias de usuario que son tendencia.
Conclusión sobre las Facturas Electrónicas
Para concluir, si al fin y al cabo tu competencia, tu sector e incluso otras empresas que no estén relacionadas con la tuya, emiten facturas electrónicas, los usuarios se acostumbrarán a recibirlas en este formato.
Y si tú no te sumas a él, la experiencia de usuario que puedes ofrecer se alejará de ser satisfactoria. ¿Lo entiendes?
Si tienes dudas sobre cómo hacer una factura electrónica digital, contacta conmigo. Juntos lo vemos y te ayudo.
Haz clic aquí, rellena este formulario y en breve estoy contactando contigo.
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